• Réalité d'affaires : contexte, enjeux et objectifs
  • Orientations stratégiques
  • Objectifs annuels

• Nouveaux projets
  • Investissements; nouveaux produits; nouveaux systèmes

• Changements importants ayant une incidence sur le personnel
  • Restructuration organisationnelle
  • Nouvelles technologies
  • Nouvelles orientations stratégiques
  • Crise

• Que savez-vous au sujet du besoin?
  • Rassembler toutes les données pertinentes; identifier les obstacles et les enjeux

• Buts, objectifs et résultats attendus :
  • Objectifs liés aux opérations
  • Objectifs humains ou financiers
  • Accroissement de l'efficacité
  • Nouvelle technologie
  • Créer, maintenir ou renforcer la relation avec un/des intervenant(s) clé(s)

• Modifications des comportements :
  • Qu'est-ce que les gestionnaires et/ou employés devraient faire différemment ?
  • S'assurer que les objectifs soient mesurables

• Degré d'implication souhaité :
  • Sensibilisation, compréhension, acceptation, engagement, développer de nouvelles habitudes ou atteindre les buts
  • Évaluer l'écart entre la situation actuelle et la situation désirée

Définition d'intervenant clé : une personne ou un groupe de personnes, à l'interne ou à l'externe, impliqué, directement ou indirectement, dans le changement, la nouvelle ou la communication.

À l'interne

• Membres de l'équipe de projet
• Personnel directement impliqué dans le changement ou touché par celui-ci :
  • Membres de l'équipe de direction; gestionnaires.
  • Employés, stagiaires, bénévoles.
  • Médecins.
  • Syndicats.

• Tous les employés, autres directions ou services

Quels sont leurs besoins et perceptions ?

À l'extérieur de l'établissement

• Intervenants clés à l'externe (exemple : usagers, fournisseurs, organismes gouvernementaux, politiciens, médias, intervenants dans la communauté, etc.)

• Messages clés
  • Un message clé global
  • Deux ou trois messages de soutien
  • Bien rédigés
  • Contenant peu de mots
  • Clairs et droit au but

• Harmonisation de tous les messages avec la réalité
  • Soutenir la vision, la mission les valeurs, les caractéristiques de leadership, les priorités.
  • Soutenir les autres orientations et initiatives

• Adaptation à divers intervenants clés
  • Commencer en fonction de la situation actuelle dans laquelle se retrouve chaque intervenant
  • Prévoir leurs questions : Pourquoi? Quoi? Quand? Comment? Qui? Qu'est-ce que ça comporte pour moi?

• Passer les enjeux en revue sous tous leurs angles :
  • Examiner toutes les données disponibles.
  • Déterminer des objectifs précis pour chaque groupe d'intervenants clés (soutenir, informer, consulter, impliquer, etc.).
  • Identifier les obstacles potentiels et les mesures correctives possibles afin de les surmonter.
  • Évaluer différentes options.

• Poser les bonnes questions, remettre les hypothèses en question, documenter le tout :
  • Vérifier l'exactitude et la pertinence des infos disponibles.
  • Évaluer les ressources disponibles.

• Faire de meilleurs choix stratégiques (quoi, qui, quand, comment)
  • Identifier les personnes-ressources de vos réseaux, les outils, les porte-parole, les délais d'exécution, le soutien requis.
  • Attribuer les ressources financières et humaines.

• Définir le plan d'action selon la stratégie :
  • Définir les livrables.
  • Déterminer les actions mesurables et concrètes.

• Préparer, informer, encadrer :
  • Veiller à ce que chacun sache qui fait quoi, quand et comment.

• Coordonner le plan d'action et en surveiller le progrès :
  • S'assurer d'effectuer un suivi rigoureux de la mise en œuvre du plan d'action.

• Atteinte des résultats visés.
• Commentaires informels immédiats. Au besoin, rajuster rapidement le plan d'action.
• Commentaires formels
  • Vérifier si les objectifs de communication ont été atteints.
  • Groupes de discussion, questionnaires, indicateurs de rendement.

• Post mortem
  • Quels éléments se sont bien déroulés? Que pourrions-nous faire mieux la prochaine fois?

Consignes d'utilisation : 

• Ne pas retirer le filigrane «Document de travail» des gabarits.
• Ne pas déplacer les éléments graphiques tels que le logo.

Gabarits : 

• Plan de communication - Version courte
• Plan de communication - Version longue

Consignes d'utilisation : 

• À remplir afin de vous aider à séquencer une communication auprès de différents publics cibles.
• Ne pas déplacer les éléments graphiques tels que le logo.

Gabarit : 

Séquence de communication