Boîtes à outils de communication

Ressources clés pour une communication réussie!

La boîte à outils de communication regroupe une collection complète d’outils et de guides conçus et mis à la disposition des gestionnaires et du personnel pour les accompagner dans la planification de leurs communications.

Élaboration d'une stratégie de communication

Découvrez les étapes d'élaboration d'une stratégie de communication pour vous aider à bien planifier vos communications et à en maximiser l’impact.

  • Réalité d'affaires : contexte, enjeux et objectifs
    • Orientations stratégiques
    • Objectifs annuels

  • Nouveaux projets
    • Investissements; nouveaux produits; nouveaux systèmes

  • Changements importants ayant une incidence sur le personnel
    • Restructuration organisationnelle
    • Nouvelles technologies
    • Nouvelles orientations stratégiques
    • Crise

  • Que savez-vous au sujet du besoin?
    • Rassembler toutes les données pertinentes; identifier les obstacles et les enjeux

  • Buts, objectifs et résultats attendus :
    • Objectifs liés aux opérations
    • Objectifs humains ou financiers
    • Accroissement de l'efficacité
    • Nouvelle technologie
    • Créer, maintenir ou renforcer la relation avec un/des intervenant(s) clé(s)

  • Modifications des comportements :
    • Qu'est-ce que les gestionnaires et/ou employés devraient faire différemment ?
    • S'assurer que les objectifs soient mesurables

  • Degré d'implication souhaité :
    • Sensibilisation, compréhension, acceptation, engagement, développer de nouvelles habitudes ou atteindre les buts
    • Évaluer l'écart entre la situation actuelle et la situation désirée

Définition d'intervenant clé : une personne ou un groupe de personnes, à l'interne ou à l'externe, impliqué, directement ou indirectement, dans le changement, la nouvelle ou la communication.

À l'interne

  • Membres de l'équipe de projet
  • Personnel directement impliqué dans le changement ou touché par celui-ci :
    • Membres de l'équipe de direction; gestionnaires.
    • Employés, stagiaires, bénévoles.
    • Médecins.
    • Etc.

  • Tous les employés, autres directions ou services

Quels sont leurs besoins et perceptions ?

À l'extérieur de l'établissement

  • Intervenants clés à l'externe (exemple : usagers, fournisseurs, organismes gouvernementaux, politiciens, médias, intervenants dans la communauté, etc.)

  • Messages clés
    • Un message clé global
    • Deux ou trois messages de soutien
    • Bien rédigés
    • Contenant peu de mots
    • Clairs et droit au but

  • Harmonisation de tous les messages avec la réalité
    • Soutenir la vision, la mission les valeurs, les caractéristiques de leadership, les priorités.
    • Soutenir les autres orientations et initiatives

  • Adaptation à divers intervenants clés
    • Commencer en fonction de la situation actuelle dans laquelle se retrouve chaque intervenant
    • Prévoir leurs questions : Pourquoi? Quoi? Quand? Comment? Qui? Qu'est-ce que ça comporte pour moi?

  • Passer les enjeux en revue sous tous leurs angles :
    • Examiner toutes les données disponibles.
    • Déterminer des objectifs précis pour chaque groupe d'intervenants clés (soutenir, informer, consulter, impliquer, etc.).
    • Identifier les obstacles potentiels et les mesures correctives possibles afin de les surmonter.
    • Évaluer différentes options.

  • Poser les bonnes questions, remettre les hypothèses en question, documenter le tout :
    • Vérifier l'exactitude et la pertinence des infos disponibles.
    • Évaluer les ressources disponibles.

  • Faire de meilleurs choix stratégiques (quoi, qui, quand, comment)
    • Identifier les personnes-ressources de vos réseaux, les outils, les porte-parole, les délais d'exécution, le soutien requis.
    • Attribuer les ressources financières et humaines.

  • Définir le plan d'action selon la stratégie :
    • Définir les livrables.
    • Déterminer les actions mesurables et concrètes.

  • Préparer, informer, encadrer :
    • Veiller à ce que chacun sache qui fait quoi, quand et comment.

  • Coordonner le plan d'action et en surveiller le progrès :
    • S'assurer d'effectuer un suivi rigoureux de la mise en œuvre du plan d'action.

  • Atteinte des résultats visés.
  • Commentaires informels immédiats. Au besoin, rajuster rapidement le plan d'action.
  • Commentaires formels
    • Vérifier si les objectifs de communication ont été atteints.
    • Groupes de discussion, questionnaires, indicateurs de rendement.

  • Post mortem
    • Quels éléments se sont bien déroulés? Que pourrions-nous faire mieux la prochaine fois?

Outils pour vous aider à planifier votre stratégie de communication

Consignes d'utilisation : 

  • Ne pas retirer le filigrane «Document de travail» des gabarits.
  • Ne pas déplacer les éléments graphiques tels que le logo.

Gabarits : 

Consignes d'utilisation : 

  • À remplir afin de vous aider à séquencer une communication auprès de différents publics cibles.
  • Ne pas déplacer les éléments graphiques tels que le logo.

Gabarit : 

Démarre le chargement du fichierSéquence de communication

La littératie au service de vos messages

Que ce soit pour simplifier un message complexe ou valider la clarté de vos communications, vous trouverez ici les ressources essentielles.

Besoin d’aide ou de soutien?

Avant d'entreprendre une démarche de communication, il est recommandé de communiquer avec la Direction des communications, des affaires juridiques et affaires corporatives (DCAJAC). Celle-ci évaluera votre demande en fonction de son offre de service afin de vous soutenir ou de vous orienter vers la boîte à outils de communication.

La DCAJAC reste garante de la qualité des visuels et du contenu que consultent les usagers. Ainsi, la direction reste disponible pour valider les outils produits et approuvés par les directions à partir de la boîte à outils.

L'ensemble des directions de l'établissement ont la responsabilité de produire des éléments de qualité et respectueux des valeurs du CISSS de Laval.

Pour toute question ou demande d’assistance au niveau avec la boîte à outils, n’hésitez pas à communiquez avec la Direction des communications, des affaires juridiques et affaires corporatives :

Courriel : communications.cissslaval@ssss.gouv.qc.ca

Le CISSS de Laval tient à remercier la direction des communications du CIUSSS-EMTL d'avoir partager plusieurs éléments de leur boîte à outils de communication.